Introduzione alla procedura

Lo scopo della procedura è quello di consentire una facile e completa elaborazione del Budget del personale, e del Forecast.

La procedura di Budget riceve dati dalla Procedura Paghe del Gruppo Centro Paghe, e si interfaccia completamente anche con l’ambiente esterno ricevendo dati anche da altre procedure paghe o flusso dati.

La Gestione Budgetpermette all’Utente di gestire in modo totalmente parametrico i dati relativi al Budget, con la possibilità di intervenire, in simulazione, su tutte le voci che concorrono alla composizione del costo aziendale.

La Gestione Budgetdel Centro Paghe si basa su tre principi molto semplici che sono:

Semplicità di utilizzo;
Completezza del dato da calcolare;
Report standard o personalizzati.

1. GESTIONE BUDGET & FORECAST

L’accesso all’applicativo avviene dall’indirizzo: https://portaleweb.centropaghe.it/

Dopo aver inserito le vs. credenziali:

Per i clienti che già utilizzano RiumWeb cliccare su

e accedere al menu Pluginsà Budget & Forecast.

Mentre per gli altri clienti accedere a

Tutta la gestione del budget, simulazioni forecast ecc. si trova nella videata:

La videata, si divide sostanzialmente in due parti: la prima rigida composta principalmente dalle varie iconeutili per la lavorazione del budget.la seconda parte della videata è occupata da una griglia centrale (vd. immagine), le cui colonne di colore arancione, giallo e verde possono essere personalizzate e modificate da parte dell’Utente, per riportare i dati funzionali all’elaborazione del budget\forecast.

2 creazione base datida procedura paghe

La base dati per l’elaborazione del budget di un determinato anno viene alimentata da un’elaborazione standard fattanellaProcedura Paghe del Gruppo Centro Paghe, dove sono presenti le anagrafiche, i dati contrattuali e la situazione contributiva dell’azienda: contributi dovuti, incentivi, agevolazioni ecc.

Una volta che i file sono stati pubblicati su RiumWeb nell’area notifiche compare:

Cliccando sulla campanellina:

Una volta cliccato su “Importa nuovo file”si attiverà il pulsante Importa dal quale poter verificare lo stato dell’importazione.

Una volta importata questa base dati, il plug-in BUDGET & FORECAST consente l’elaborazione previsionale dei costi del personale e l’inserimento delle variabili da considerare: il previsionale già considera ad esempio passaggi di scaglione retributivo per apprendisti e eventuali aumenti contrattuali incidenti sull’anno di elaborazione e – conseguentemente – le variabili da inserire si limiteranno alle situazioni soggettive da gestire (aumenti di retribuzione, nuove assunzioni…)

3. import base dati da file esterno

NOTA BENE: L’import è da utilizzare esclusivamente per gli Utenti che NON utilizzano la Procedura Paghe del Gruppo Centro Paghe.

All’interno della videata Budget e Forecast è presente l’icona

che propone:

Cliccando su Scarica Tracciato di importazione, viene proposto il file excel con tutte le specifiche sui campi da compilare per popolare le tabelle del budget.

Il fille è composto di 4 fogli:

dove devono

essere caricate le informazioni relative all’anagrafica azienda, anagrafica dipendente, Dati Statistici e i costi mensili dei vari mesi.

Nei vari fogli i campi obbligatori sono evidenziati in rosa vedi esempio anagrafica ditta:

4. MOVIMENTAZIONE BUDGET – FORECAST

4.1. inserimento variabili

La videata di gestione è così strutturata:

Le icone all’interno dei riquadri rossi sono fisse e utili per la lavorazione del budget mentre le colonne e le icone all’interno dei riquadri azzurri vengono personalizzate a seconda delle esigenze dell’Utente.

Gestione Profili, Collegamenti alle Stampe e Import File da Altre procedure;
Inserimento Formule, Calcolo e Consolida Elaborazione;
Nascondi Dipendente, Nascondi dipendenti Licenziati e Duplicazione Dipendente.

A: Griglia di gestione;

B: Report;

Vediamo nel dettaglio come sono strutturate le varie icone e quali sono le loro funzionalità:

A)In questo riquadro deve essere indicato l’anno di elaborazione.

B) In questo menu a tendina sono presenti i variprofili di elaborazione. Esempio:

C) In questa sezione sono invece presenti le varie elaborazioni che vengono fatte. Vedi punto 7 – Elaborazione. Esempio:

Richiamando il profilo punto B e l’elaborazione punto C si aggiornano i vari campi a video.

Per profilo di elaborazione punto B si intende il “contenitore” delle informazioni\variabili funzionali alla creazione del budget\forecast.

Il profilo si crea tramite l’icona

. Cliccando viene proposta la seguente finestra:

Nel capitolo successivo 6 – Tipologie Profilo Elaborazionevedremo nel dettaglio le varie specifiche di ogni profilo.

Dopo aver creato il profilo viene proposto:

Se non si vuole importare la configurazione da un profilo già presente basta cliccare sull’icona

ed aggiungere una formula.

Selezionando invece l’opzione di IMPORTA di cui alla videata di pagina precedente, sarà possibile importare un profilo già esistente sfruttandone cioè le impostazioni in quanto adattabili al nuovo profilo. A questo punto verrà proposto:

Tramite i primi due menu a tendina è possibile scegliere l’anno e il profilo precedentemente creato da cui prelevare le variabili per riportarle nel nuovo profilo. Esempio per fare un’elaborazione con e senza l’incidenza dello straordinario nel budget oppure per la gestione del forecast.

Tramite questa funzione oltre all’import delle variabili da profilo precedente non vengono riportati i dipendenti già “nascosti” (vedi punto 5.3 – Nascondi – Duplicazione Dipendente)e viene mantenuto l’ordine colonne impostato (vedi punto5.1.4 Ordine Colonne).

Tramite l’icona è invece possibile modificare il profilo creato.

L’icona serve per il collegamento ai vari report. Vedi successivo punto 6 – Report di questo manuale.

L’icona serve per l’import da file Excel della base dati budget. Vedi precedente punto 4- Import base dati da file esterno.

4.1.1. formule

Una volta creato il Profilo, possono essere inserite le diverse variabili utili per l’elaborazione del budget. All’interno della videata si possono inserire più variabili che vengono definite “Formule”.

Sono già state preimpostate una serie di formule standard che dovrebbero coprire la maggior parte dei casi, ma è possibile comunque personalizzare una determinata formula, laddove non sia prevista la casistica richiesta.

Formule standard:

Queste formule, dove previsto, nel calcolo del costo previsionale conteggiano anche l’incidenza dei contributi previdenziali, assistenziali e assicurativi Inail in base alle percentuali medie di contribuzione di ogni singolo dipendente.

Esempio se inserita la formula IREP Indennità di reperibilità per 100,00€ nel costo verranno calcolati in automatico 100,00 + 28,88 (100,00 * 28,88% Aliquota Media Contributiva) + 0,51 (100 * 0,5% Tasso medio Inail) = 129,39 Totale Costo della formula

Mentre se inserita esempio la formula RIME Rimborso Esente per 100,00€ verrà calcolato solo 100,00€ nel costo previsionale.

Tramite l’icona del punto 2 della videata principale, si possono inserire le varie formule, che vengono via via riportate nella griglia punto A sotto forma di colonne successive.

Le formule possono essere inserite in SOMMA o in SOTTRAZIONE o specifica per la gestione PROIEZIONE FORECAST con la formula FORE.

In Somma va ad aumentare il costo del dipendente a cui viene applicata.

In Sottrazione va a diminuire il costo del dipendente a cui viene applicata.

Se inserite in sottrazione alcune formule non vengono proposte in elenco es. MATO Maternità obbligatoria.

Una volta selezionata la formula che interessa cliccare su Aggiungi Formula.

Tramite il tasto Copia Formulaè possibile duplicare una formula preesistente e modificarla a discrezione dell’Utente:

Inserire il nuovo codice delle formula e la nuova descrizione.

Per la modifica si deve andare in Budget Paghe à Formule Budget Personalizzate e qui modificare il parametro di riferimento.

Esempio, si deve modificare la % dello straordinario da 15 a 20. Posizionarsi sul campo Espressione e modificare:

Dopo aver inserito le varie formule che si desidera utilizzare, posizionandosi sul singolo campo, con il doppio click è possibile inserire la quantità o l’importo sul singolo mese o più mesi tramite la seguente videata:

Se vengono applicati i filtri sulle colonne informative del dipendente (le colonne di colore arancione) o selezionando un gruppo di dipendenti, gli importi vengono riportati in automatico per le risorse o per il gruppo selezionato.

Posizionandosi sulla colonna di una formula, cliccando sulla freccetta che punta verso il basso viene proposto il seguente menù:

Sort Ascending: ordinamento crescente;
Sort Descending: ordinamento decrescente:
Hide Colomn: nascondi colonna;
Importa: carica importi da storico paghe (vedi successivo paragrafo)
Elimina: elimina la colonna;
Elimina Valori: cancella i valori presenti;
Pin Left: nella griglia sposta la colonna a sinistra;
Pin Right: nella griglia sposta la colonna a destra;

4.1.2. CARICAMENTO IMPORTI\QUANTITA’ DA STORICO PAGHE

Dopo avere selezionato la scelta

viene proposta la seguente videata:

Qui è possibile selezionare una specifica voce paga e caricare gli importi\quantità dallo storico anni\mesi elaborati presenti all’interno dell’applicativo.

Per le voci che prevedono una percentuale di maggiorazione è possibile selezionare la percentuale desiderata.

Nell’esempio dell’immagine vengono prelevati gli importi della voce 0052 Straordinario Diurno al 25% del 2016 e riportati nel 2017.

Tale funzione è prevista solo per i clienti che utilizzano l’applicativo Paghe\Rium del Gruppo Centro Paghe.

4.1.3. Descrizione formule

Posizionandosi sulla formula caricata è possibile visualizzare la descrizione sulla funzionalità:

Esempio .

In questo caso abbiamo una formula ad ORE di Straordinario al 30%.

Tale visualizzazione risulta di supporto per l’inserimento di quantità\importi nelle colonne e\o per l’import voci da storico (vedi punto precedente 5.1.2 Caricamento Importi\Quantità Da Storico Paghe.)

4.1.4. Ordine formule

Risulta inoltre possibile modificare l’ordine delle formule che, graficamente e funzionalmente nella griglia sono rappresentate da altrettante colonne. Tale funzionalità risulta utile laddove vi sia la necessità di utilizzare una sequenza interna per l’inserimento\variazione delle formule da utilizzare.

Esempio:

Posizionandosi sulla colonna e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e possibile muovere a destra o sinistra la colonna:

Ottengo quindi:

4.2. consolida elaborazione

Tramite l’icona:

È possibile bloccare l’elaborazione. Verrà proposto:

Cliccando su Conferma la griglia di inserimento verrà bloccata e altrettanto avverrà per le relative tabelle: tale operazione di consolidamento determinerà l’impossibilità di inserire nuove formule o di variare le formule caricate.

Sarà comunque possibile consultare tutti i relativi report.

Tale funzionalità risulta utile, ad esempio, per consolidare la base dati budget una volta che questo è stato approvato e diventa definitivo.

4.3. nascondi – DUPLICAZIONE DIPENDENTE

In basso a destra della videata sono presenti le seguenti icone

L’icona serve a “nascondere” in maniera massiva i dipendenti cessati e che non sono presenti nella base dati iniziale.

L’icona serve a “nascondere” un singolo dipendente dalla griglia di elaborazione e dai relativi report.

In entrambi i casi sopra descritti, chiariamo che le due funzionalità non determinano l’eliminazione del/dei dipendente/i, bensì lo spostamento su di un’apposita tabella, in maniera tale da renderne possibile la successiva ripresa nel caso in cui dovesse tornare utile.

. Vedi punto 9.3 Dipendenti Nascosti.

L’icona serve per la duplicazione del dipendente. Questa funzione permette di creare nuove risorse partendo dalle anagrafiche dei dipendenti in organico.

Nella duplicazione viene richiesto di assegnare un nome/cognome alla risorsa che può essere anche fittizio, esempio Addetto Vendite. Effettuando la duplicazione successivamente all’inserimento delle formule, vengono riportate le quantità e gli importi già inseriti nell’anagrafica di partenza.

Inserire un Cognome e Nome a discrezione Utente per identificare la nuova risorsa;
E’ possibile modificare la data di assunzione. Esempio 01/05/2018. I mesi precedenti non vengono considerati nelle varie tipologie di elaborazione. La data deve essere sempre al primo del mese. Non sono considerate parti di mese.
E’ possibile modificare la RAL annua del dipendente, sia in aumento che diminuzione; Tale campo genera la formula MESE;
E’ possibile modificare il Centro di Costo di destinazione del dipendente;
E’ possibile inserire il numero di risorse da creare;

5. Tipologie di profilo elaborazione

Vediamo alcuni esempi di tipologie profili di elaborazione:

5.1. Consuntivo

La creazione di un profilo Consuntivo risulta utile se vi è la necessità di verificare\analizzare i costi a consuntivo, per la verifica dello scostamento con le elaborazioni budget\forecast eseguite precedentemente.

Per la creazione inserire le seguenti spunte:

In questo profilo possono essere aggiunte delle formule in sottrazione (sono esposte con colore rosa) per togliere eventualmente premi o importi vari non di competenza del periodo in elaborazione.

Deve essere comunque aggiunta la formula FORE:

Tramite questa formula assieme alla spunta Projection le retribuzioni e contributi dei dipendenti del mese indicato sul campo Consuntivo fino al mesevengono “copiate” sui mesi successivi sino a fine anno.

Tale base dati risulta utile per la successiva gestione del Forecast.

La colonna azzurra può essere utilizzata per escludere i dipendenti dalla proiezione a fine periodo, esempio perché già cessati:

La formula deve essere valorizzata con valore convenzionale 1.

Alla fine seleziono tutti i dipendenti e clicco su Calcola. Non serve inserire nome elaborazione.

A video e\o nei report possono consultare i risultati dell’elaborazione.

5.2. FORECAST

Una volta che ho creato un profilo consuntivo si può procedere alla creazione di un profilo Forecast, per la verifica dei costi previsionali partendo dalle retribuzioni dell’ultimo mese consuntivato.

Per la creazione inserire le seguenti spunte:

Una volta creato il profilo si procede con l’import delle variabili dal precedente profilo Forecast o Budget.

Verrà proposto:

Deve essere inserita la spunta di selezione su ciascuno dei mesi che si intende “pulire” per i mesi già elaborati di consuntivo per eliminare quelle variabili che potrebbero essere già presenti.

Esempio per formula MESE o Scatti anzianità già calcolati nei primi mesi.

5.3. consuntivo e FORECAST

Se non si ha la necessità di creare uno specifico profilo per il Consuntivo e uno per il Forecast si può creare direttamente un profilo unico per l’elaborazione dei costi.

Con tali impostazioni i costi dei mesi sino al Consuntivo sino al mesesaranno quelli effettivamente elaborati e consuntivati mentre i successivi sino alla fine del periodo interessato saranno quelli dati dalla proiezione delle retribuzioni (dell’ultimo mese consuntivato) e relativi contributi più le variabili inserite.

Per la creazione inserire le seguenti spunte:

Una volta creato il profilo si procede con l’import delle variabili dal precedente profilo Forecast o Budget.

Verrà proposto:

Deve essere inserita la spunta su Seleziona i mesi da pulire per i mesi già elaborati di consuntivo per eliminare quelle variabili che potrebbero essere già presenti.

Esempio per formula MESE o Scatti anzianità già calcolati nei primi mesi.

5.4. budget

Con tale profilo si procede al calcolo dei costi previsionali per il periodo indicato.

La base dati viene creata come da istruzioni presenti al punto 3 Creazione base dati da procedura paghe o 4 Import base dati da file esterno

Per la creazione inserire le seguenti spunte:

Poi si vanno ad aggiungere le varie variabili come da punto 5 Inserimento Variabili.

Se il budget viene elaborato alla fine di un processo consuntivo\forecast si può procedere all’import delle variabili dall’ultimo forecast elaborato.

A tal fine in fase di import variabili da profilo preesistente è disponibile la scelta Usa i valori dell’ultimo mese per tutto l’anno:

Tramite quest’opzione le variabili\formule presenti solo nell’ultimo mese, esempio Dicembre, vengono utilizzate per popolare tutti i mesi del budget in elaborazione.

Esempio se per un dipendente sono presenti nel profilo precedente le seguenti formule:

PREM Premio 100 € sino ad Ottobre
SUPR Superminimo 250€ a Dicembre

Solo quest’ultima SUPR verrà presa e riportata su tutti i mesi del periodo successivo.

6. ELABORAZIONE

Per eseguire l’elaborazione del budget\forecast si devono selezionare tutti i dipendenti e poi cliccare sull’icona .

Verrà proposta la seguente videata:

Nella prima riga si può selezionare una precedente elaborazione per aggiornare i dati, altrimenti nella seconda riga si può inserire il nome della nuova elaborazione che verrà quindi aggiunta alle precedenti.

L’elaborazione può essere eseguita per tutti i dipendenti oppure per una singola anagrafica perché si sono modificate le variabili.

Se si seleziona un singolo dipendente o un gruppo si può eseguire l’elaborazione anche per parte del dipendenti presenti.

7. report

Vengono consegnati dei report standard, ma possono essere creati dei report personalizzati in base alle esigenze aziendali.

Esempio:

Esempio Analisi singole Voci:

Utilizzando i dati che alimentano mensilmente l’applicativo è possibile creare dei report che confrontano i dati previsionali con quelli consuntivi, esempio:

Per ogni report è disponibile la funzione drill-down con cui è possibile vedere il livello inferire, sino al singolo dipendente, esempio.

Cliccando sull’icona può essere inserito il collegamento diretto alle stampe.

Per ogni stampa inserita si andranno a creare in automatico le seguenti icone:

Tutti i report possono essere esportati in Excel.

8. tabelle

8.1. ELIMINAZIONE SALVATAGGI

Per eliminare i vari salvataggi (le varie elaborazioni che via via vengono salvate vedi punto 7 – Elaborazione)

da Budget Pagheà

Selezionare la riga e dare Elimina

8.2. ELIMINAZIONE profili

Per eliminare i profili (i vari “contenitori” dove vengono salvate le variabili vedi punto 5 Movimentazione Budget\forecast) si può richiamare il profilo creato e tramite l’icona