Nella nuova versione dell’app hr people è stata introdotta la sezione “Note Spesa”,clicca sulla relativa icona per visualizzarne i menù attualmente gestiti:

Questa è l’icona della Note Spese:

cliccandoci si visualizzano i menù bacheca e compilazione nota spesa.

 

 

 


                           LA BACHECA

Attraverso la bacheca sarà possibile visualizzare le note spese inserite e  lo stato di autorizzazione,segue un esempio esemplificativo per capire i vari stati che potreste visualizzare.

Icona”x rossa”:

 

indica che la spesa è stata rifiutata dall’amministratore

Icona “baffo verde”:

indica che la spesa è stata approvata dall’amministratore.

Icona della “clessidra”  :

 

indica che la spesa è in attesa di essere approvata

Oltre ai simboli sono riportati eventuali altri dettagli come da esempio:

E’ inoltre possibile filtrare le varie voci spesa per periodo,scegliendo le date desiderate sugli appositi campi “data”e premendo “filtra”

Per visualizzare voci spese solo con determinati stati bisogna usare i filtri avanzati che attualmente consentono di visualizzare spese approvate, rifiutate o in attesa di approvazione.


                COMPILAZIONE NOTA SPESA

Attenzione:

l’attuale versione dell’app 3.2.10 build:97 richiede la creazione dell’intestazione/gestione della spesa lato web,solo dopo questo passaggio la stessa sarà visualizzabile e pronta per la compilazione nell’app.

Per cominciare la compilazione della spesa clicca l’apposito menù compilazione nota spesa:

Il sistema per prima cosa  chiederà di scegliere in quale nota spesa inserire le spese effettuate

il simbolo della “cartellina” significa che è presente una nuova voce spesa in attesa di essere compilata. Clicca l’intestazione della spesa desiderata e a questo punto si entra nella videata di compilazione:

clicca “+ nuova spesa” e comincia a compilare i relativi campi,assieme alle specifiche richieste per la compilazione sarà possibile allegare i documenti/scontrini relativi alla spesa,scatta una foto con il tuo smartphone al documento,allegalo cliccando “carica foto”:

seleziona l’allegato e clicca il “baffo” in alto a destra dell’immagine,l’allegato correttamente salvato viene visualizzato in questa maniera nel campo allegati:

  1. Fai doppio tap sul link (Screenshot_2019-06-06-12-31-44.jpg) per visualizzare il contenuto allegato
  2. Clicca Elimina allegato per rimuovere eventuali allegati caricati erroneamente.

Compila tutti gli altri campi rimanenti:

Motivo spesa: motivo per cui si è in missione/trasferta;
– Tipo trasferta: Se Italia o Estero,se indicata in Gestione nota spesa viene riportata in automatico;
– Provincia/Paese: a seconda che la trasferta sia in Italia o all’Estero, anche questo dato se compilato
in Gestione nota spese viene compilato automaticamente;
– Destinazione: inserire il luogo e/o il cliente specifico;
– Data : quando è stata sostenuta la spesa;
– Ripeti spesa fino al: serve a inserire una spesa per più giorni, se non viene modificato questo campo
riporta la stessa data presente nel campo precedente ( quindi inserimento per il giorno singolo);
– Tipo di spesa: genere della spesa effettuata;
– Unità di misura: selezionare il tipo di unità di misura;

-Valore: indicare la quantità corrispondente alla spesa sostenuta
– Tipo pagamento: modalità utilizzata per sostenere la spesa;
– Auto utilizzata: se la spesa è inerente l’auto ( tipo rimborso km ) selezionare l’auto utilizzata (menu
implementabile da sezione gestione autovettura);
– Fattura: da selezionare se per la spesa inserita è stata emessa una fattura( questa spesa verrà
indicata in stampa in un contatore a parte);
– Note:possibile inserire delle note.

N.B.

Alcuni di questi campi potrebbero essere resi obbligatori in fase di compilazione,dipende dalla impostazioni presenti in procedura “spesa web”.

CLICCA IL PULSANTE “INVIA” PER CONCLUDERE L’INSERIMENTO DELLA SPESA,SE ANDATO A BUON FINE SI VISUALIZZA UN MESSAGGIO DI QUESTO TIPO:

 

Sempre nel menù “compilazione nota spesa” dopo aver premuto “invia” viene visualizzato un riepilogo della spesa inserita con relativi costi sostenuti:

 

Se desideri modificare dei valori inserirti semplicemente clicca sull’icona del “carrello”,viene visualizzata nuovamente la videata di compilazione spesa.

Questa operazione è consentita solo se la spesa non è ancora stata chiusa.

Per visualizzare i totali inerenti alla spesa compilata clicca il pulsante “totali”viene visualizzata una videata riepilogativa:

Clicca “righe” per tornare a visualizzare il riepilogo.

Dopo aver verificato di aver compilato o modificato correttamente la spesa premi “chiudi spesa“,a questo punto viene visualizzato un messaggio che vi chiede se siete sicuri di volerla chiudere,questo perchè la chiusura della nota spesa non consentirà piu’ di modificare i valori inseriti in fase di compilazione,vedi esempio:

 

Clicca “conferma” per chiuderla definitivamente.

Dopo la chiusura della spesa questa viene visualizzata con il simbolo della “clessidra” nei menù bacheca e compilazione nota spesa.

Se ti trovi  nel menù “compilazione nota spese” e clicchi la voce spesa in attesa di approvazione vedrai i totali ed una voce che ne ricorda la chiusura già effettuata:

 

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